Inzet maximaal 16 uur per maand
Functieomschrijving
De ambtelijk secretaris ondersteunt de Adviesraad Sociaal Domein bij haar taak om gevraagd en ongevraagd advies te geven aan het college van B&W over het sociaal beleid.
De leden van de adviesraad focussen zich op waar hun kracht zit: contact met (groepen) inwoners onderhouden, ophalen wat er leeft, het zich verdiepen vanuit inwonersperspectief in allerlei thema’s en het vanuit het brede inwoners- en samenlevingsperspectief sparren en adviseren van de gemeente.
Om zich te focussen is een onafhankelijk ambtelijk secretaris wenselijk. Onafhankelijkheid van de gemeente is nodig zodat de ambtelijk secretaris zicht richt op de doelen van de adviesraad. Hij/zij levert geen inhoudelijke bijdrage aan de vergaderingen en is geen medewerker van de gemeente.
De secretaris speelt een cruciale rol in de coördinatie, organisatie en communicatie van de adviesraad en draagt samen met de (vice) voorzitter eraan bij dat de raad optimaal functioneert.
Kernverantwoordelijkheden
Voorbereiding en organisatie van vergaderingen
- Opstellen van agenda’s in overleg met de voorzitter
- Verzorgen en verspreiden van vergaderstukken
- Notuleren en uitwerken van verslagen en besluiten
- Bewaken van de voortgang van adviezen en actiepunten
Ondersteuning van de adviesraad
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor leden van de adviesraad
- Faciliteren van deskundigheidsbevordering voor raadsleden
Communicatie en externe contacten
- Aanspreekpunt voor de contacten met het gemeentebestuur, ambtenaren en maatschappelijke organisaties
- Verzorgen van de communicatie tussen de adviesraad en belanghebbenden (zoals inwoners, zorg- en welzijnsorganisaties)
- Ondersteunen bij het opstellen van adviezen, jaarverslagen en nieuwsbrieven
Administratie en archivering
- Beheren van documenten en correspondentie
- Opstellen van jaarverslagen
- Actueel houden van de website en/of sociale media van de adviesraad
Gewenste vaardigheden en competenties
- Affiniteit met het sociaal domein en maatschappelijke vraagstukken
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
- Goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden
- Proactief, nauwkeurig en zelfstandig kunnen werken
- Kennis van gemeentelijke besluitvormingsprocessen en relevante wetgeving (Wmo, Jeugdwet, Participatiewet)
Opleiding en ervaring
- Minimaal een HBO-opleiding en werkervaring in een relevante richting
- Ervaring in een vergelijkbare functie of binnen een bestuurlijke omgeving is een pré
- Vaardigheid in het werken met digitale vergadersystemen en MS Office
