Huisregels opvanglocatie Thebe

Om ervoor te zorgen dat het pand Thebe 22 een veilig en fijn verblijf is voor alle bewoners en locatiemedewerkers, zijn deze huisregels opgesteld. Deze moeten door iedereen in de opvanglocatie voor Oekraïense vluchtelingen 'Thebe 22' worden nageleefd. Dit reglement is aanvullend op de Nederlandse wet- en regelgeving; deze geldt dus altijd. De huisregels voor Thebe 22 zijn aangepast naar het woonconcept en gebouw van de locatie Thebe 22.
Overtreding van het reglement kan tot gevolg hebben dat de betreffende bewoner en diens gezin een waarschuwing krijgt. Na 3 waarschuwingen kan zelfs de toegang tot de locatie worden ontzegd. De locatiemanager bepaalt op basis van de ernst van de overtreding de (schriftelijke of mondelinge) straf en licht dit toe in een persoonlijk gesprek.

Bewoners moeten de instructies van de gemeente en haar samenwerkingspartners (waaronder het Leger des Heils en de beveiliging) altijd opvolgen en de huisregels nakomen.

Heeft u vragen, stel ze dan alstublieft aan een medewerker van het Leger des Heils.

Veiligheid voor iedereen

Thebe is een veilige plek voor alle bewoners en medewerkers. In Artikel 1 van de Nederlandse grondwet staat dat discriminatie is verboden. Discriminatie vanwege godsdienst, levensovertuiging, politieke voorkeur, ras, geslacht, seksuele geaardheid, of welke grond dan ook, is niet toegestaan. Voor de gemeente is dit een erg belangrijke wet, omdat op opvanglocaties veel verschillende mensen met verschillende achtergronden veilig moeten samenleven. Discrimineren of het uiten van racistische opmerkingen is binnen en buiten het pand niet toegestaan.
Elke vorm van (het aanzetten tot) agressie, ongewenst seksueel gedrag en geweld tegen anderen is in Nederland verboden en wordt bestraft. Als een bewoner slachtoffer is van een overtreding wordt altijd gevraagd hier melding van te doen bij de locatiemanager. De locatiemanager zal bespreken wat een passende vervolgstap is zowel intern (binnen de opvang) als extern: er zal wellicht geadviseerd worden om aangifte te doen. Vanuit de gemeente wordt in het contact politie ondersteuning geboden.

Is een familielid gewelddadig naar andere familieleden? Dan kan de gemeente hulp bieden. De gemeente zal kenbaar maken ook dergelijke signalen graag te ontvangen om zo samen met betrokkenen na te gaan wat de volgende stap moet zijn. De gemeente gaat discreet om met de informatie die zij ontvangt. De veiligheid van alle bewoners staat hierbij centraal. Is er sprake is van huiselijk geweld en (kinder)mishandeling, dan werkt de gemeente samen met Veilig Thuis. De medewerkers van het Leger des Heils kunnen bewoners helpen om met deze organisatie in contact te komen.

Vertrouwenspersoon

Bewoners kunnen gebruik maken van een onafhankelijk vertrouwenspersoon als zij vragen hebben of het oneens zijn met het beleid van de gemeente en haar primaire samenwerkingspartners. Dit gaat onder geheimhouding en vertrouwelijkheid.
De medewerkers van het Leger des Heils kunnen de bewoners helpen om met de vertrouwenspersoon in contact te komen.

Politieke of religieuze activiteiten

De gemeente is een neutrale overheidsorganisatie. Op een gemeentelijke opvanglocatie is iedereen vrij geloof te belijden of politieke opvattingen te hebben. Anderen mogen hier echter op geen enkele wijze last van hebben. Respect, begrip en ruimte voor elkaar is daarbij belangrijk. Voor het vieren van religieuze en andere gebeurtenissen is plaats, tijd en begrip.

Drugs, alcohol, wapens en illegale handel

Volgens de regels van de Opiumwet zijn drugs en alcoholbezit en gebruik in welke vorm of hoeveelheid verboden op opvanglocaties, in de kamer en in de nabije omgeving. Dit geldt uiteraard ook voor de handel in verdovende middelen/drugs en openbare dronkenschap. Bij overtredingen in welke vorm of omvang, kan de locatiemanager direct de politie inschakelen en kan er een forse straf volgen.

Het bezit van wapens en de handel in wapens is verboden. Alle steekwapens zijn verboden. Overtreding hiervan wordt aan de politie gemeld. Normale messen die uitsluitend voor het koken of (voor)bereiden van eten worden gebruikt, zijn alleen toegestaan in de persoonlijke woonruimtes (niet in algemene ruimtes). Kamergenoten of bewoners mogen hier niet mee worden bedreigd of hier overlast van ondervinden. Keukenmessen moeten in de kamer op een niet-zichtbare plek worden bewaard.

In Nederland is openbare dronkenschap in principe verboden, tenzij anders aangegeven. Ook mogen minderjarigen (jongeren onder de 18 jaar) geen alcoholische drank bij zich hebben op straat en andere openbare plekken. Dit staat in de Alcoholwet en overtreding hiervan wordt gemeld bij politie.

Het bezit en nuttigen van alcohol is verboden in de gemeenschappelijke ruimtes in het Thebepand, zoals gemeenschappelijke kamers, gangen of de tuin. Het bewaren van alcohol en beperkt nuttigen daarvan is toegestaan in de persoonlijke woonruimtes, zolang het in beperkte mate is en het geen overlast geeft voor kamergenoten of andere bewoners. De locatiemanager bepaalt de mate wanneer dit is toegestaan in de kamers en wanneer het onder overlast valt.

Verbod op gezicht bedekkende kleding

Het is wettelijk verboden om gezicht bedekkende kleding te dragen op de hele opvanglocatie, omdat onze medewerkers bewoners dan niet kunnen identificeren. Denk bij gezicht bedekkende kleding aan een nikab, boerka, bivakmuts of integraalhelm. Dit verbod geldt ook voor medewerkers en bezoekers op de opvanglocatie. Dit is volgens dezelfde regels die ook in scholen, zorginstellingen en overheidsgebouwen gelden. Mondkapjes zijn wel toegestaan om besmettingsgevaar van corona te verkleinen.

Commerciële activiteiten

Het is niet toegestaan op de opvanglocatie of op het terrein van de opvanglocatie commerciële activiteiten te verrichten zoals verkoop van goederen.

Camera reglement

Om de veiligheid van bewoners en medewerkers te waarborgen, hangen er binnen en buiten het pand camera’s. De camera's zijn geplaatst op het buitenterrein, ingangen van het gebouw, in de algemene gangen, wasmachineruimtes en parkeergarage. Er vindt geen cameratoezicht plaats in de persoonlijke woonruimtes, douches of toiletten in verband met privacy van de bewoners. Alle apparatuur, de tijdelijk opgeslagen camerabeelden en rechten van de beelden zijn en blijven in eigendom van de Gemeente Hilversum.

Hiervoor is een camerareglement opgesteld die eisen stelt aan wie, wanneer en hoe lang de opslag van beelden gelden. Dit camerareglement is te verkrijgen bij de locatiemanager.

Een betrokken persoon van wie de gegevens zijn verwerkt, heeft naast het recht op verzet, recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens. Een schriftelijk verzoek hiertoe moet bij het college van B&W worden ingediend en daarop wordt binnen 4 werkdagen beslist. Klachten over de toepassing van het camerasysteem en/of over het gedrag van medewerkers die bij het cameratoezicht betrokken zijn, worden schriftelijk ingediend bij het college van B&W en worden afgehandeld volgens de procedure die daarvoor geldt. Het college van B&W reageert binnen 6 weken na datum van ontvangst van het schriftelijk verzoek of de klacht.

Veiligheid

Voor de veiligheid val alle bewoners en werknemers in het Thebepand, hebben we een aantal gedragsregels:

Alle bewoners van veertien jaar en ouder worden geacht hun persoonlijk uitgereikte kamertag bij zich te hebben en te gebruiken bij het binnenkomen en verlaten van het pand. Meelopen met anderen is verboden. Bij verlies van de tag kan de bewoner zich melden voor een nieuwe tag. Mocht dit vaker voorkomen dan kan een bijdrage voor kosten worden gevraagd. Door het gebruik van een kamertag kunnen beveiligers in geval van ontruiming van het pand controleren wie en hoeveel bewoners er in het pand zijn.
In elke woonunit is een rookmelder aanwezig. Dat is een onderdeel van de bouw– en brandwerende eisen. De kamerdeur heeft een automatische sluiting bij brand of alarm. Deze mag niet ongedaan worden gemaakt; dus niet uitzetten en niet loskoppelen.
Bewoners doen tijdens het koken de afzuigkap aan en zorgen ervoor dat de rookmelders niet foutief afgaan, bijvoorbeeld door rook van kaarsen of roken (zie voor overige brandvoorschriften nummer 11). Wanneer een rookmelder afgaat, controleert een beveiliger de ernst van de situatie en neemt gepaste maatregelen.
In het pand hangt de ontruimingsplattegrond. Bewoners bekijken deze goed en onthouden deze ook. De ontruiming zal ook periodiek geoefend worden.
Bij de receptie is een AED aanwezig, voor het geval er een hartstilstand is bij een bewoner. Er is altijd iemand van de beveiliging of het Leger des Heils in het pand aanwezig die een BHV- en een EHBO-certificaat heeft.
Bewoners mogen niet zonder uitdrukkelijke toestemming van de schooldirectie in de ruimten van de school naar binnen gaan.
Diefstal van goederen en persoonlijke bezittingen van medebewoners of gemeente is een ernstig vergrijp. Hiervoor schakelen we de politie in. Bij bewezen feiten volgt er een straf/ volgen er maatregelen.
Barbecueën is alleen toegestaan op de daarvoor aangewezen plekken in de voortuin tot een eindtijd van 22.00 uur. Vooraf moet de locatiemanager daarvoor toestemming hebben gegeven. Gezien de ligging van de tuin en rookoverlast naar de buren, de weg en het verkeer zal barbecueën niet altijd worden toegestaan, om zo overlast voor derden te voorkomen.

Brandvoorschriften

Om de veiligheid te beschermen gelden de volgende brandvoorschriften in de locatie:

Er mag binnen niet gerookt of gevaped worden. Ook niet in de eigen woonruimtes.
Open vuur is verboden. Denk aan kaarsen, vuurwerk, wierook, olielampen, et cetera.
Er mag alleen worden gekookt op de vaste kooktoestellen in de persoonlijke woonruimtes. Tijdens het koken moet de bewoner hier zelf hier toezicht op houden en in de buurt blijven.
Er mag alleen elektrische apparatuur worden gebruikt die door de gemeente in de kamers is geplaatst. Overige apparatuur is niet toegestaan.
Het is streng verboden een brandmelder of een kijkgat in de deur af te plakken of misbruik te maken van brandblusmiddelen. Het is niet toegestaan het brandalarm te activeren als er geen brand is.
Als er brand ontstaat, moeten mensen ongehinderd kunnen vluchten. Daarom moeten de vluchtwegen altijd vrij blijven. Kinderwagens of andere spullen mogen niet in de weg staan.
Gaat het brandalarm af in de persoonlijke woonruimte, dan controleert eerst een beveiliger de situatie en neemt gepaste maatregelen. Gaat het brandalarm in het hele gebouw af, dan moet iedereen de instructies van de beveiliging en het ontruimingsplan volgen. Iedereen moet het gebouw direct verlaten en buiten wachten op volgende instructies.
Zelfsluitende, brandwerende deuren zijn er voor ieders veiligheid in geval van brand. Deze moet je daarom altijd sluiten en niet openzetten. De zelfsluitende deurdrangers mogen ook niet worden verwijderd.
Het is verboden benzine, alcohol of andere licht ontvlambare stoffen in de woonruimte te bewaren.
Bij gebruik van de wasdroger moet vooraf het stoffilter worden schoongemaakt. Verwijder ook na het gebruik het stof uit de filter van de droger. Een droger met een vol stoffilter kan vlamvatten.

Boete- en waarschuwingssysteem

In het Thebepand geldt een boete- en waarschuwingssysteem als bewoners de huisregels niet nakomen, overlast veroorzaken of agressie gebruiken in de locatie.
Afhankelijk van de ernst van de overtreding, bepaalt de locatiemanager op basis van feiten en eigen onderzoek de waarschuwing en/of de boete. Voordat een waarschuwing wordt gegeven voor lichte overtredingen, zoals het niet schoonhouden van de kamer, verkeerd gebruik van de fietsenstalling, wasruimte et cetera, vindt er eerst een gesprek met de locatiemanager plaats om de ernst en urgentie van de situatie te beoordelen.
Een schriftelijke waarschuwing (in het centrale register locatiemanager) wordt gegeven bij zware overtredingen, zoals drugsgebruik, overmatig drankgebruik, vernieling, fraude, wapenbezit, illegale handel, misbruik of intimidatie et cetera. Daarbij geldt een Zero Tolerance beleid. Bij geconstateerde zware overtredingen geldt de regel 'three strikes out'. Dit is volgens landelijke afspraken. Dat betekent dat bij de derde schriftelijke waarschuwing de locatiemanager optreedt als 'huisbaas' en de betreffende bewoner verdere toegang tot het gebouw ontzegt.

Bij crimineel gedrag en/of vermoedens van strafbare feiten (prostitutie, wapenbezit en handel in drugs) schakelt de locatiemanager de gemeente en/of de politie in en volgen bij bewezen feiten straf of andere maatregelen.

Bij materiële schade zoals het kwijtraken van een tag of sleutel, het stuk of kwijtmaken van geleende spullen, of het opzettelijk stuk maken van goederen volgt een financiële boete ter waarde van de materiële schade. Bij de receptie is een pinautomaat aanwezig om de boete te betalen.

Aansprakelijkheid

De gemeente is niet aansprakelijk voor schade aan of verlies van eigendommen van bewoners, ook niet als de schade door medebewoners of anderen is veroorzaakt.

Alle bewoners zijn volledig aansprakelijk voor beschadigingen aan de woonruimte of de inventaris en de schade en beschadigingen die ontstaan door onzorgvuldig gebruik hiervan. De kosten voor herstel of vervanging moet de bewoner aan de gemeente betalen.
Als het niet duidelijk is wie voor de beschadiging aan/in een woonruimte heeft gezorgd, moet iedere bewoner van die woonruimte meebetalen aan de reparatiekosten. Bij verdwijning of beschadiging van gemeente-eigendommen doet de gemeente in veel gevallen aangifte bij de politie.

Overlast

Er geldt een avondstilte tussen 23.00 en 8.00 uur. Het moet dan rustig zijn, zodat iedereen ongestoord kan slapen en niemand geluidsoverlast ervaart. De gemeenschappelijke ruimtes worden om deze reden ook tijdens de avondstilte afgesloten door de beveiliging.

Bewoners mogen zich niet op ander eigendom begeven, zoals de naastgelegen bedrijventerreinen of sportverenigingen, tenzij toestemming door de eigenaar hiervoor is gegeven en onder toezicht van Leger des heils of de beveiliging. Dit om overlast of oneigenlijk gebruik te voorkomen.
Bewoners vernielen, stelen of bevuilen geen gemeentelijke of eigendommen van derden in en rond de locatie. Iedereen houdt alle gemeenschappelijke ruimtes schoon te houden en stoort anderen niet.

Privacy

Aangezien privacy voor iedereen belangrijk is, is het verboden om zonder toestemming foto-, video- of geluidsopnames te maken van medebewoners, medewerkers, bezoekers en andere aanwezigen op de locatie zonder uitdrukkelijke en persoonlijke toestemming. Bekijk ook het privacy regelement.

Goederen in bruikleen

Vanuit de gemeente worden goederen in bruikleen gegeven aan bewoners zolang ze in de locatie wonen. Dit zijn alle goederen in de persoonlijke woonruimtes, zoals kookgerei en beddengoed, en de goederen in de gemeenschappelijke ruimtes, zoals de televisies en de sportartikelen.
Geleende goederen moeten bij vertrek weer netjes worden achtergelaten in de persoonlijke woonruimtes. Bij het uitchecken wordt hierop gecontroleerd.
Er is een informatiemap. Hierin is de volledige lijst met kamerinventaris en prijzenlijst opgenomen. Deze is ook op te vragen bij de locatiemanager. Raakt een bewoner iets van de persoonlijke woonruimtes kwijt of maakt deze het stuk, dan moet de bewoner een nieuwe aanschaffen of bij de locatiemanager de boete/reparatiekosten betalen. Goederen van de gemeenschappelijke ruimtes zijn niet zelf te vervangen en worden via de locatiemanager opnieuw aangeschaft.

Check op verblijf

De beheersorganisatie (Leger des Heils) bezoekt steekproefsgewijze de persoonlijke woonruimtes. Hierbij wordt gecontroleerd of de kamerregels worden nageleefd, dat er goed wordt schoongemaakt en of bewoners nog steeds in de woonruimte verblijven.
Bewoners moeten hun medewerking verlenen aan deze kamercontroles en toegang geven tot de woonruimte als ze aanwezig zijn. Bewoners moeten ook toegang tot hun kamer geven voor onderhoud en reparaties. Medewerkers kunnen de woonruimte alleen ongevraagd betreden als er gevaar dreigt voor de veiligheid en de volksgezondheid, bijvoorbeeld bij besmettingsrisico's.

Persoonlijke woonruimte

Bewoners maken gebruik van woonruimte die tijdelijk aan hen is toegewezen door de gemeente. Ze moeten in die ruimte verblijven en niet in andere ruimten, kamers of het buitenterrein. De woonruimte geldt als hoofdverblijf en is alleen bestemd voor betrokkenen en medebewoners. Er is een aantal regels voor in de woonruimtes. Maandelijks wordt gecontroleerd of de bewoners zich aan deze regels houden.
Bewoners mogen alleen koken in de persoonlijke woonruimtes. Eten mag wel opgewarmd worden in de gemeenschappelijke magnetrons. Het eten mag in de persoonlijke woonruimte worden opgegeten en in de kantine op de 2e verdieping, zolang bewoners het schoon houden, geen etensresten en bestek laten liggen en het geen overlast geeft voor andere bewoners.
Het is niet toegestaan dat bewoners veranderingen aanbrengen aan de woonruimtes of de meubels. Vanwege brandveiligheid is het niet toegestaan eigen extra gordijnen of wandkleden op te hangen. Ook mogen muren en deuren niet worden geverfd of andere wijzigingen worden aangebracht.
Het is niet toegestaan te boren/gaten te maken in de muren of in het plafond. Dat is ook vanuit het oogpunt van veiligheid, want de plafondplaten zijn niet stevig genoeg om zware dingen aan op te hangen.
Bij het verlaten van de opvang moet de woonruimte zich weer in dezelfde staat bevinden als toen de bewoner kwam. Het is wel toegestaan om kleine meubels of planten neer te zetten of de ruimte te personaliseren, zolang dat geen overlast geeft voor kamergenoten en de looppaden in de kamer vrij blijven.
Het is niet toegestaan om extra elektrische huishoudelijke apparaten in de woonruimte te plaatsen, aangezien het stroomgebruik van het pand hier niet op ingericht is. Wanneer er te veel elektrische apparaten tegelijkertijd gebruikt worden, kunnen de stoppen doorslaan en daarmee kan de energieverdeling in het gebouw uitvallen.
Daarom is het niet toegestaan om de volgende elektrische apparaten te gebruiken: verlengsnoeren, verdeeldozen/verlengblokken, tosti-apparaat, oven, combi-magnetron, frituurpannen, airfryer, keukenmachines, broodbakmachines, kachels, airco’s, of andere apparatuur met een vermogen boven de 200 Watt.
Lichte elektronische apparaten zoals bijvoorbeeld een telefoonoplader, wekker of laptop zijn toegestaan. Een koffiezetapparaat en waterkoker zijn in elke persoonlijke woonruimte aanwezig. Deze apparaten moeten separaat worden gebruikt van de kookplaat. Combimagnetrons staan in een gemeenschappelijke ruimte.
Het kan voorkomen dat bewoners intern moeten verhuizen in verband met de woonruimteschikking. Wanneer dit voorkomt zal de locatiemanager contact met de bewoner opnemen en de situatie uitleggen. Wanneer niet alle bedden in een woonruimte bezet zijn, is het mogelijk dat er in de woonruimte een andere bewoner bij geplaatst wordt.

In- en uitschrijven en verblijf elders

Wanneer bewoners tijdelijk langer dan drie opeenvolgende dagen ergens anders verblijven, moet dat altijd vooraf afgestemd worden met de locatiemanager. Een bewoner mag ergens anders verblijven als er schriftelijk toestemming gegeven is door de locatiemanager. Verblijft een bewoner een langere periode onaangekondigd niet in de woonruimte zonder schriftelijke toestemming, dan kan de locatiemanager besluiten deze bewoner uit te schrijven en de woonruimte aan een ander te geven. Daarnaast wordt volgens het landelijk beleid een '28 dagen-regel' gebruikt. Dit betekent dat het bewoners niet is toegestaan om langer dan 28 opeenvolgende dagen niet in de opvang te verblijven.
In- en uitschrijven kan alleen tussen 8.30 en 17.00 uur bij de locatiemanager. Het voor bewoners is niet mogelijk het vertrek buiten deze tijden aan te kondigen bij de beveiligers, WhatsApp of andere sociale kanalen. Het is verplicht om in te schrijven bij verblijf in Thebe en uit te schrijven bij vertrek. Bij het vertrek moet de tag, en eventueel de postvaksleutel, en andere gemeentelijke bruikleenspullen worden ingeleverd en gecontroleerd vóór vertrek. Daarnaast vult de bewoner het uitschrijfformulier volledig in.

Kinderen

Ouders/verzorgers zijn verantwoordelijk voor de veiligheid en het handelen van minderjarige kinderen. De identificatieplicht in Nederland betekent dat iedereen vanaf 14 jaar een geldig identiteitsbewijs moet kunnen laten zien. Daarom krijgen kinderen in het Thebepand van 14 jaar en ouder een eigen tag en daarmee toegang tot de locatie zonder ouder/verzorgende. Verblijven kinderen jonger dan 14 jaar niet op school, dan moet de ouder/verzorger toezicht houden op het kind in en rond het gebouw. Het is niet toegestaan om kinderen zonder toezicht in het pand achter te laten! Schade veroorzaakt door minderjarige kinderen wordt door de ouder/verzorger betaald.

Alle kinderen van 5 tot 18 jaar moeten in Nederland verplicht naar school (leerplichtwet). Ouders/verzorgers zijn hiervoor verantwoordelijk. In de informatiemap staat hoe en waar de kinderen kunnen worden aangemeld. Om een kind te kunnen aanmelden voor school is een BSN-nummer nodig. Gaan kinderen niet naar school, dan wordt dit gemeld bij de Leerplicht. Hierop kan een boete volgen.

Schoonmaken

Bewoners moeten vanwege het risico op ongedierte dagelijks hun eigen woonruimte schoonhouden met zelf gekochte schoonmaakmiddelen. Daarnaast moeten houdbare producten in de koelkast worden bewaard. Bewoners kunnen gebruikmaken van een stofzuiger voor gemeenschappelijk gebruik die op iedere verdieping in de opslag aanwezig is. Deze moet na gebruik daar ook weer worden teruggezet. Naast de eigen woonruimtes moeten bewoners ook de gemeenschappelijke ruimtes opgeruimd en schoon achterlaten. Wanneer eigen woonruimtes niet zorgvuldig genoeg worden schoongemaakt, wordt een professioneel schoonmaakbedrijf ingehuurd. De kosten hiervan worden door de bewoners betaald.
Als bewoners verhuizen/vertrekken moeten ze hun woonruimte opruimen en schoonmaken, inclusief alle goederen die ze hebben gebruikt. Houden ze zich niet aan de schoonmaakregels, dan kunnen ze daar door de locatiemanager op worden aangesproken. Bij meermaals overtreden, kan de locatiemanager een schriftelijke waarschuwing geven.

Huisdieren

Huisdieren zijn niet toegestaan in het Thebepand, met uitzondering van bewoners die met een huisdier van de Heuvellaan komen.
Een bewoner met een huisdier is zelf verantwoordelijk voor het huisdier en voor het feit dat andere bewoners geen overlast hiervan ondervinden. Huisdieren worden gehouden in de persoonlijke woonruimte.

De volgende regels gelden:

Huisdieren worden gehouden in de persoonlijke woonruimte en lopen niet vrij door het pand of de tuin.
Huisdieren moeten geregistreerd en gechipt zijn en hun verplichte vaccinaties hebben gehad.
Honden worden altijd aangelijnd in en rondom het pand. De hond mag alleen van de lijn af in een daarvoor bestemd losloopgebied.
Bij het uitlaten van honden wordt gebruik van speciale zakjes om uitwerpselen op te ruimen. Bewoners moeten zelf voor deze zakjes zorgen. Het achterlaten van uitwerpselen in de openbare ruimte is in Nederland verboden en kan een boete opleveren.
Bewoners moeten zorgen voor de hygiëne van de huisdieren en geen vervuiling veroorzaken in de woonruimte of de gang. Een kattenbak moet regelmatig schoon worden gemaakt zodat er geen geuroverlast ontstaat.

Leefgeld

De overheid heeft besloten dat elke Oekraïense vluchteling leefgeld ontvangt van de gemeente waar ze zijn ingeschreven, op basis van de gezinssamenstelling en waar ze verblijven. Een bewoner van de Thebe moet ingeschreven staan bij de gemeente Hilversum om leefgeld te ontvangen. Zodra een bewoner staat ingeschreven, krijgt diegene ook een Burgerservicenummer (BSN-nummer), dat gebruikt wordt om een bankrekening te openen.
Uitbetaling van het leefgeld gebeurt elke maand bij het Sociaal Plein (adres: Wilhelminastraat 1-19, naast het station). Om leefgeld uitbetaald te krijgen, moet de bewoner zich hier fysiek melden. Meer uitleg over het leefgeld staat in de informatiemap.

Post en pakketten

Bewoners kunnen post en pakketten ontvangen in de Thebe. Elke persoonlijke woonruimte krijgt een postvakje. De sleutel daarvan moeten kamergenoten onderling delen. Elke bewoner moet zijn post aanduiden met: Thebe 22 en een toevoeging van een streepje en hun kamernummer, bijvoorbeeld: Thebe 22-113. Pakketten die niet in de postvakjes passen, worden bewaard bij de balie. Bewoners kunnen hun pakket ophalen op vertoon van het identiteitsbewijs. Pakketten worden maximaal 14 dagen bewaard, daarna gaan ze retour naar de afzender.
Bewoners zijn zelf verantwoordelijk voor het bewaren van hun sleutel en het ophalen van de post en pakketten. De gemeente, de beveiliging, of het Leger des Heils is niet aansprakelijk voor schade, verlies of diefstal. Bij verlies van de sleutel moeten bewoners dit aangeven bij de locatiemanager en een boete betalen voor een nieuwe sleutel.

Fietsen en auto's

In de kelder zijn vakken voor het parkeren van fietsen en auto's. Het parkeren van auto's is toegestaan in de kelder, zolang er plek is in het vak voor bewoners.
Het is niet toegestaan te parkeren op de plekken voor bezoekers of medewerkers. Indien er geen plek is, moeten bewoners zelf een plek vinden in de buurt op een betaalde parkeerplek en ervoor te betalen.
Er mag in de kelder niet gesleuteld worden aan de auto's.
De fietsen kunnen gestald worden in het vak voor fietsen. Het is niet toegestaan fietsen te plaatsen voor de ingang, in de tuin, voor de nooduitgangen, en andere plekken in en rondom het gebouw.
Bewoners zijn zelf verantwoordelijk voor de sleutels, en de staat/reparatie van hun auto en fiets.

Bezoek ontvangen

Bewoners van de Thebe mogen bezoek ontvangen van 8.00 uur tot 22.00 uur. Bezoekers die niet op de opvanglocatie wonen melden zich bij aankomst bij de receptie. Bezoekers worden ingeschreven door de beveiliging en krijgen op naam en telefoonnummer een bezoekerstag die geldig is tot 22.00 uur diezelfde dag. Bij vertrek moeten bezoekers zich bij de beveiliging afmelden en de tag weer inleveren.
Bewoners zijn verplicht bezoek op te halen bij de receptie. Daar tekenen dat ze verantwoordelijk zijn voor hun bezoeker. Zij zijn verantwoordelijk dat het bezoek zich aan de huisregels houdt en dat het bezoek in overeenstemming is met de rest van de kamergenoten.
Op elke opvanglocatie is een ‘Bezoekersreglement’ op te vragen. Deze geldt voor alle bezoekers.

Wijzigingen in het reglement

Het is mogelijk dat er wijzigingen komen in de huisregels. Bewoners worden hierover geïnformeerd en ontvangen een aangepaste versie.

Bijlage: Cameratoezicht Thebepand

In de opvanglocatie Thebepand verzorgt Gemeente Hilversum permanent cameratoezicht. Dat is voor de bescherming en de veiligheid van de bewoners, medewerkers en bezoekers van het Thebepand en de zaken in het pand. In dit reglement leest u hoe Gemeente Hilversum omgaat met het cameratoezicht. Lees het goed, zodat u hiervan op de hoogte bent.

Vanuit de receptie kunnen beveiligingsmedewerkers van Trigion, de projectleider realisatie (Gemeente Hilversum) en de locatiemanager (beheerorganisatie Leger des Heils) via digitaal cameratoezicht bewegingen in en om het gebouw en het terrein bekijken. Zij beheren ook de camerabeelden. Vastgelegde camerabeelden worden geregistreerd met datum en tijdstip
Het juist gebruik van het camerasysteem en de bescherming van de privacy is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Privacyverklaring Opvanglocatie Thebe
Camerabeelden worden niet gebruikt voor het bekijken of beoordelen van het gedrag van bewoners of het functioneren van medewerkers, de behandeling- of hulpverleningsdoeleinden of het plaatsen op (social) mediakanalen of ander gemeentelijk informatiemateriaal
Het camerasysteem is goed beveiligd, zodat onbevoegden hier geen gebruik van kunnen maken
De camera’s maken alleen video-opnames en geen geluidsopnames
Het gebruik van cameratoezicht is bekend bij alle nieuwe bewoners via de Huisregels die zij ontvangen en voor akkoord ondertekenen. Dit reglement zit ook in de informatiemap die elke nieuwe bewoner ontvangt. Bij de toegangen staat het gebruik van cameratoezicht duidelijk aangegeven op borden. Via een QR-code wordt online verwezen naar de Privacyverklaring - Cameratoezicht Thebe
In het pand is er via camera’s toezicht op de toegang en de entreehal op de begane grond, de parkeergarage, de afvalruimte, de wasmachineruimte, de fietsenstalling en de gangen op de verschillende etages. Voor de privacy van de bewoners zijn er geen camera’s in de persoonlijke woonruimtes (de kamers), douches, wc’s, liften en openbare weg
Buiten het pand is er via camera’s toezicht op de tuinen, het buitenterrein en de rookruimte
Alle apparatuur voor het cameratoezicht, opgeslagen camerabeelden en rechten van deze beelden zijn en blijven in eigendom van Gemeente Hilversum
Beelden worden door de bevoegde personen (zie onder 1.) alleen teruggekeken bij voorvallen en op aanwijzing van de locatiemanager. Op basis van wettelijke bepalingen en voorwaarden kunnen camerabeelden aan de politie of het Openbaar Ministerie worden gegeven. Dit in het kader van hun opsporings- en vervolgingstaken. De beelden worden dan gebruikt voor onderzoek en latere opsporing en vervolging van (vermoedelijk) strafbare feiten
Gemeente Hilversum bewaart beelden niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Na de bewaartermijn van maximaal 7 dagen worden deze verwijderd. Dat geldt niet in het geval van een voorval
Camerabeelden worden teruggekeken in een aparte kamer, onder toezicht van de locatiemanager
Klachten over het cameratoezicht en/of over het gedrag van de medewerkers die betrokken zijn bij het cameratoezicht worden schriftelijk ingediend bij het college van burgemeester en wethouders. Zij worden afgehandeld volgens de geldende procedure. Het college reageert binnen 6 weken na datum ontvangst van een schriftelijk verzoek of klacht
Een betrokken persoon (bewoner, medewerker, bezoeker) van wie de gegevens zijn verwerkt, heeft recht op verzet, recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de persoonsgegevens. Een schriftelijk verzoek hiervoor wordt bij het college van burgemeester en wethouders ingediend. Binnen 4 werkdagen wordt daarop beslist

Bijlage: Privacyverklaring cameratoezicht opvanglocatie Thebe

Gemeente Hilversum heeft in het kader van woon- en leefveiligheid, cameratoezicht ingezet voor de opvanglocatie Thebe, waardoor persoonsgegevens van u als bewoner, medewerker of bezoeker worden verwerkt. U heeft er recht op dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaan. Dit is wettelijk geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe de gemeente Hilversum omgaat met uw persoonsgegevens, wat uw rechten zijn en hoe u deze rechten kunt uitoefenen. Wij vinden het belangrijk dat u hiervan goed op de hoogte bent en verzoeken u dan ook deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

De camerabeelden bevatten alleen video-opnames van plekken in het gebouw en zich daarop en daarin bevindende bewoners, medewerkers, bezoekers en (roerende) zaken waarover de zorg van gemeente Hilversum zich uitstrekt. Ook worden de datum en het tijdstip waarop de beelden zijn gemaakt opgeslagen. Er worden geen geluidsopnames gemaakt.

Op basis van welke grondslag worden de persoonsgegevens verwerkt

De gemeente gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden verwerkt zoals omschreven in de AVG en specifieke wet- en regelgeving, dus op een behoorlijke en rechtmatige wijze en alleen voor duidelijk omschreven en noodzakelijke doelen. Wij verwerken en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening aan u.

De grondslag voor de inzet van het cameratoezicht en het verwerken van de camerabeelden is gelegen in artikel 6 lid 1 sub, te weten het gerechtvaardigde belang. Gemeente Hilversum heeft een gerechtvaardigd belang bij het beveiligen van personen, goederen en gebouwen door middel van cameratoezicht

Daarom zijn er bij de hoofdingang, ingang parkeergarage, de centrale hal bij de receptie, de afval- en wasruimte en op de gangen camera’s geplaatst om eventueel incidenten te kunnen vastleggen. De camera’s bevinden zich niet in de privévertrekken, doucheruimtes en toilet, liften of de openbare weg. Betrokkenen worden via cameratoezichtborden, het huisreglement en de privacyverklaring geïnformeerd over de inzet van camera’s.

Wat zijn de doeleinden van het cameratoezicht

De camera’s in en om de opvanglocatie worden enkel voor de volgende doeleinden gebruikt:

Hoofddoelen:

Bescherming van de veiligheid en gezondheid van bewoners, medewerkers en bezoekers van de opvanglocatie
Beveiliging toegang tot de opvanglocatie
Bewaking van zaken die zich in het gebouw bevinden
Vastleggen van incidenten en calamiteiten

Nevendoelen:

Opsporing en vervolging van bewoners, medewerkers en bezoekers, die strafbare feiten hebben gepleegd (diefstal, vernieling, drugs- en wapenbezit, geweldpleging, etc.) door de politie, het openbaar ministerie (OM) of buitengewoon opsporingsambtenaren (boa's).
Analyse van incidenten en calamiteiten

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

De gemeente bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De gegevens zullen in dit geval na het verstrijken van de bewaartermijn worden verwijderd. We bewaren de gemaakte opnamen maximaal 7 dagen, in lijn met de richtlijn. Daarna worden de opgeslagen beelden automatisch verwijderd.

Alleen indien er een incident is vastgelegd, zoals diefstal, vernieling of geweldpleging, mogen de camerabeelden langer worden bewaard tot het incident is afgehandeld. In dat geval wordt er een back-up van de betreffende camerabeelden gemaakt. Zodra het incident is afgehandeld, wordt deze back-up zo snel mogelijk vernietigd.

Wie heeft toegang tot uw gegevens

De gemeente draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens alleen inzichtelijk zijn voor de medewerkers op locatie die uw gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden of opdracht te kunnen uitvoeren. We beperken de toegang tot persoonsgegevens door autorisaties te verlenen op basis van de rol die deze medewerkers vervullen. Alle medewerkers zijn gebonden aan een geheimhoudingspicht.

In het geval van cameratoezicht kunnen enkel de beveiligers die zich op dat moment in het pand bevinden de camerabeelden live bekijken.

Voor de opgeslagen beelden geldt dat deze enkel teruggekeken kunnen worden indien er zich een incident op de beelden is vastgelegd. De inzage is daarom beperkt tot de camera's en de periode die betrekking hebben op het incident. Enkel de locatiemanager is geautoriseerd om toegang te verkrijgen tot de serverruimte en de opgeslagen beelden. Daarbij volgt de locatiemanager het cameraprotocol. Indien het noodzakelijk is voor de afhandeling van incidenten, kunnen de gemeentelijke programmamanager en hoofdbeveiliging door middel van goedkeuring en onder toeziend oog van de locatiemanager inzage verkrijgen in de beelden.

Aan wie kunnen we uw persoonsgegevens verstrekken

Indien er een strafbaar feit door de camerabeelden is vastgelegd, kunnen we de camerabeelden verstrekken aan het bevoegde gezag, te weten de politie en het Openbaar Ministerie (OM). Dit kan in de vorm van een aangifte. Of in het geval het bevoegde gezag en vordering stuurt om de camerabeelden aan hen te verstrekken. Dit geldt alleen indien het verstrekken van uw gegevens noodzakelijk is in het belang van de veiligheid van de Staat, het voorkomen of opsporen van strafbare feiten, of als de belangen van andere mensen in het geding zijn. Daarbij kijken we altijd hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.

Voor het beheer en onderhoud van onze systemen kan het verder nodig zijn dat onze leverancier Trigion B.V. (hierna: Trigion) inzage heeft in de systemen. Daarbij kan de leverancier ook mogelijk uw persoonsgegevens inzien. Dat gebeurt alleen indien dit noodzakelijk is en met inachtneming van strenge voorwaarden, zoals onder meer een geheimhoudingsplicht van de leverancier.

In het geval een andere organisatie uw persoonsgegevens in opdracht van ons verwerkt, maken wij afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken worden vastgelegd in overeenkomsten en voldoen aan wet- en regelgeving. Daarbij maken wij alleen gebruik van derde partijen die voldoende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

De gemeente geeft uw gegevens niet door aan partijen in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Beveiliging

Wij doen onze uiterste best om uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te beschermen. In dat kader hebben we passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Zo worden de opgeslagen camerabeelden teruggekeken met gecertificeerde systeemsoftware in een aparte kamer onder toeziend oog van de locatiemanager.

Uw rechten uitoefenen

Als bewoner, medewerker of bezoeker heeft u op basis van de AVG diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn bedoeld om u de mogelijkheid te bieden om controle te houden over uw persoonsgegevens. U heeft in ieder geval de volgende rechten:

De gemeente informeert over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt (informatieplicht)

U heeft het recht om de camerabeelden in te zien (recht op inzage)
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (recht om vergeten te worden): u kunt ons vragen om uw persoonsgegevens welke zichtbaar zijn op de camerabeelden te laten verwijderen uit onze systemen. Als blijkt dat wij inderdaad geen grond hebben om uw persoonsgegevens nog langer te bewaren, zullen wij op de kortst mogelijke termijn aan uw verzoek voldoen.
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens (recht op bezwaar).
U heeft het recht op beperking van de verwerking (recht op beperking): u kunt ons vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten bijvoorbeeld in afwachting van de beoordeling van een verzoek tot verwijdering of indien uw gegevens verwijderd dienen te worden maar u deze verwijdering niet wenst, bijvoorbeeld omdat u de beelden nodig heeft als voorbereiding op een rechtszaak of in afwachting van de beoordeling op een bezwaar.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u schriftelijk en verzoek indienen bij de locatiemanager voorzien van uw volledige naam, op welk recht u zich wilt beroepen, evenals de periode en de camera’s die betrekking hebben op uw verzoek.

Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat wij niet in alle gevallen gehoor hoeven te geven aan een verzoek. Zo kunnen we niet altijd inzage verlenen in de camerabeelden indien de rechten van anderen wordt geschaad. Of indien de camerabeelden reeds zijn verwijderd.

Binnen een maand nadat wij uw verzoek hebben ontvangen, zullen wij u hierover informeren. Daarbij geven wij aan of en hoe aan uw verzoek gevolg wordt gegeven en zo niet, waarom niet. Als uw verzoek ingewikkeld is, kan de reactietermijn worden verlengd met twee maanden. In dat geval wordt binnen

een maand aan u kenbaar gemaakt binnen welke termijn u reactie kunt verwachten. Het uitoefenen van uw rechten is in principe kosteloos.

Meer informatie Voor meer informatie over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens kunt u terecht op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen of klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring en/of uw rechten? Neem dan contact op met de locatiemanager van Leger des Heils, mevrouw Rosalinde Jonkvorst (aanwezig op kantoortijden en oproepbaar daarna).

Het kan zijn dat u, ondanks onze zorgvuldige aanpak, een klacht heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. In dat geval kunt u een klacht indienen via de procedure klachtbehandeling van de gemeente. Meer informatie over het indienen van klachten vindt u op onze klachtenpagina.

Hebben wij uw klacht behandeld en bent u het niet eens met de uitkomst of hoe uw klacht is afgehandeld? Dan kunt u hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via hun website.

Functionaris voor gegevensbescherming

De gemeente Hilversum heeft een onafhankelijke, interne toezichthouder aangesteld. Deze functionaris voor gegevensbescherming (FG) houdt toezicht op en adviseert over de bescherming van uw persoonsgegevens. De FG is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als uw vraag of klacht niet (voldoende) beantwoord is dan kunt u in contact komen met de FG via het e-mailadres: fg@hilversum.nl.

Wijziging privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door de gemeente te allen tijde worden gewijzigd. Wijzigingen treden in op het moment van publicatie. Wij zullen u actief op de hoogt brengen indien de inhoud van de privacyverklaring wijzigt.